Uno de los grandes problemas de las empresas es la rotación excesiva de su personal o la salida de personas clave, que, a la larga, les dificultan o impiden contar con organizaciones adecuadas a sus constantes desafíos. No cabe duda de que gran parte del éxito de las empresas radica en las personas, que debidamente seleccionadas, dirigidas, organizadas, capacitadas, empoderadas, informadas, motivadas, conocidas, entendidas, compensadas y con las herramientas adecuadas, harán la diferencia a su favor.
Ya sea que alguien se va por decisión personal o por decisión de la administración, casi siempre, esta situación provoca algún impacto no menor y no deseado tanto en la misma persona como en la administración. Una de las pocas excepciones o situaciones de bajo impacto, es cuando el colaborador comunica su retiro con anticipación suficiente para que la administración haga su reorganización, siempre y cuando sea factible que permanezca en este trabajo durante el plazo acordado (ejemplos, persona que se pensionará o cambiará de giro en el mediano plazo).
Por esto, es fundamental actuar anticipadamente tanto en la retención del personal como en la disposición de alternativas al interior de la organización (empresas medianas y grandes), para cubrir posiciones vacantes planeadas y no planeadas.
Motivaciones para irse
Para entender las razones de las salidas, salvo escenarios de fuerza mayor (reducción o desaparición de la actividad), creo que las podemos encontrar tanto en la persona, en el entorno y, por supuesto en lo que ocurre en la organización. Ahora estos tres ámbitos interactúan y se potencian de manera increíble. A quién no le ha pasado que cuando se le presentan oportunidades atractivas, encuentra que su trabajo actual no es tan bueno como lo “sentía” antes.
Si dejas de creer en tu empresa (dirección, futuro o entorno laboral), lo esperable es que decidas irte más temprano que tarde.
Si se te presenta una oportunidad laboral extraordinaria en otra empresa, al menos lo pensarás dos veces si la relación, condiciones y proyecciones que tienes son suficientemente buenas para ti.
Motivaciones personales: cada vez más, las personas buscan nuevas experiencias, y se visualizan trabajando en no pocas empresas y posiciones durante su vida. Salvo que se trate de una empresa grande y diversa, multinacionales, por ejemplo, va a ser muy difícil mantener por mucho tiempo a buena parte de su personal. Adicionalmente, las organizaciones y las personas, somos entes vivos, que vamos cambiando en el tiempo, y, con ello, nuestras motivaciones, deseos y necesidades.
Entorno: cambiante y con cambios cada vez más veloces: sociedad, conocimiento, medio ambiente, pandemia, política, tecnología, valores. Todas ellas influyen en nuestras decisiones, sin ir muy lejos, a modo de ejemplo, personas que valoran bien o mal el teletrabajo, elegirán aquellos que estén alineados a sus preferencias.
Organización: qué y cómo lo hace en la gestión de las personas, asunto al que me referiré con más detalle.
Antes de hacer
Lo primero, es ser conscientes que será imposible retener a todas y cada una de las personas a lo largo de la vida de la empresa, acá se trata de que este fenómeno sea acotado y bien gestionado.
Lo segundo, es, si bien todas las personas son importantes, identificar las posiciones y las personas que son clave en el éxito de la empresa, en otras palabras, las posiciones y personas que tendrían mayor impacto en los resultados.
Siempre recuerdo las palabras de Alejandro, uno de nuestros mejores jefes: “gran parte del éxito radica en rodearse de personas buenas”. Y cuando se refería a “buenas”, estaba hablando de buenas personas, aparte de buenos profesionales, con buena actitud y potencial. También recuerdo a Héctor, uno de nuestros mejores operarios, que luego fue promovido a Jefe de Turno y, posteriormente a Jefe de Área: “yo aprendo de todos, de los buenos, lo que se debe hacer, y de los malos, lo que no se debe hacer”.
Qué hacer
- Gestionar para evitar rotaciones excesivas y/o en puestos claves
- Tener plan para enfrentar rotaciones y vacantes, al menos en puestos claves.
Siempre hablar con la verdad.
Evitar rotaciones excesivas:
Selección: El punto de partida es la selección adecuada de la persona en el cargo inicial y posible plan de carrera dentro de la organización. Mi recomendación, es que cuando se presenta una vacante, ojalá “mirar” primero si hay personas al interior de la organización
que tengan el perfil para ocupar esa posición y posible plan de carrera. Lo mismo para cubrir el puesto que dejaría vacante en caso de ser seleccionado. Ya sea interno o externo, a veces, la selección falla porque no fue bien hecha, no era la persona indicada para el cargo y/o la empresa no era lo que buscaba el candidato elegido. Acá, siempre es necesario tener un perfil muy bien adecuado para el cargo y posible plan de carrera, un buen método de validación y coincidencia entre el candidato y dicho perfil, y ambos (candidato y empresa), ser muy transparentes en lo que ofrecen y quieren.
Dirección: dar permanentemente dirección a todo el personal, con mensajes “fuertes y claros” que no den lugar a malas interpretaciones, de modo que todos sepan qué hacer y por qué es importante que lo hagan. Es posible que se requieran hacer cambios en la estrategia que obliguen a realizar ajustes en la dirección, en la medida que estos no sean muy frecuentes y bien comunicados, las personas debiesen entenderlo y seguir el nuevo rumbo.
Organización: a veces, se falla en establecer las actividades que deben ser realizadas y por quiénes. Debiesen dejar de hacer aquellas cosas que no aportan valor al resultado y enfocarse en las que tienen mayor impacto. En casos extremos, dejar de hacer aquellas cosas que aportan menos valor o delegarlas en personal auxiliar. Es frecuente ver tareas que se van agregando a las personas, provocando una carga de trabajo excesiva, que muchas veces les impide hacer de buena manera (en calidad y en tiempo razonable) tareas que son mucho más relevantes (ejemplo: dejan de vender o de dar un buen servicio al Cliente por exceso de tareas administrativas). Lo anterior, provoca mucha frustración y deterioro en la calidad de vida. También es posible que se falle porque las personas no tienen las competencias necesarias para realizar las tareas asignadas. En este punto, deben asegurarse, y, en caso necesario, capacitar y/o reasignar tareas o personas.
Capacitación y entrenamiento: las personas requieren una capacitación permanente, tanto en la posición actual, como en las esperables posiciones futuras, más aún frente a los continuos cambios que se producen en el mundo. Por esto, es necesario mantener siempre actualizados los conocimientos y habilidades.
Empoderamiento: una persona bien seleccionada, dirigida, capacitada, sabe mejor que nadie cómo hacer bien su trabajo. Dentro de márgenes razonables, si se le da cierta autonomía y control suficiente, aumentará la autoconfianza, la motivación y los resultados. Al final, la persona empoderada está mucho más “camiseteada” con la empresa.
Información: si bien es parte de la Dirección, quiero plantear este punto aparte, ya que en algunas ocasiones no existe información básica con la consiguiente confusión y el malestar entre el personal. Por ejemplo, cuando se contrata a una persona o se va una persona, a veces la Dirección no comunica claramente al entorno cercano las razones verdaderas, roles, cómo afectará, etc. La gente es inteligente, y cuando no le informan o le dan información evasiva, puede pensar lo peor.
Motivación: es lo que nos mueve cada mañana a levantarnos y llegar con la mejor disposición al trabajo, tener y hacer un buen día para tu entorno y para ti, después llegar a tu hogar con la alegría de haber tenido una buena jornada. Más allá de las compensaciones económicas por tu trabajo, ¿qué otras cosas te motivan? Si bien, depende de cada persona, en general, trabajar en un buen ambiente laboral es un factor primordial, donde existan relaciones humanas, francas, respetuosas, cordiales, de colaboración, desafiantes profesionalmente y con proyección de carrera. Todo lo anterior, por supuesto en un ambiente físico saludable, seguro y agradable. Una opinión muy personal es que una de las motivaciones mayores es hacer lo que a uno le gusta, con quien le gusta. Cuando esto sucede, el resultado es una consecuencia, y cuando el resultado es bueno, que es lo más probable, “sientes” la realización de un trabajo bien hecho.
Conocimiento: conocer profundamente a las personas que forman parte de tu equipo de trabajo y que ellos te conozcan más; la familia, intereses, anhelos, problemas, aparte de nuestros currículum. Esto es una ayuda para encontrar y canalizar de mejor manera las motivaciones personales, aparte de generar más confianza.
Empatía: en la medida que nos conocemos mejor, y existe confianza, somos capaces de captar y entender lo que podría estar pasando a una persona en un momento difícil (enfermedad, problemas relaciones de familia o pareja, etc.). Esto suma a todo lo anteriormente dicho.
Compensación: las compensaciones pecuniarias (sueldos, bonos, incentivos, comisiones) deben ser resultados de los trabajos bien logrados y verse justos al interior de la empresa. Aparte de lo anterior, manejen compensaciones en línea con aquellos factores que hacen más sentido a las personas. Incluso, en algunas ocasiones, sería válido elegir compensaciones personalizadas, según el conocimiento de la persona o el grupo que se quiere compensar. A modo de ejemplo, podrían implementar, en casos aplicables: participación en la sociedad, flexibilidad horarios, días libres, viajes, cenas, almuerzos, desayunos, facilidades en gimnasios, seguros de salud, estacionamientos para scooter, bicicletas, automóviles y motos, entradas a conciertos, etc.
Herramientas adecuadas: den todas las herramientas que necesita la persona para que su desempeño sea eficaz, seguro y eficiente. Un rol elemental del Gerente, Supervisor o Jefe es asegurarse que las personas de su equipo cuentan con TODAS las herramientas, e idealmente con las MEJORES del mercado: Capacitación, entrenamiento, lugar físico, hardware, sistemas de información, internet, información. Que todo lo anterior sean realmente facilidades y no dificultades.
Consolidación de equipos: si bien los cambios son permanentes y debemos aprender a adaptarnos a ellos, cuando son estructurales, muy seguidos, o en mucha gente del equipo (o todas las anteriores), pueden afectar la fidelidad hacia la empresa y relación dentro del equipo. En casos que los cambios de gran magnitud o altas frecuencias fuesen inevitables, hacerlos con especial cuidado, junto con un plan B listo en el evento que los cambios ocasionen dificultades mayores.
Enfrentar rotaciones y vacantes:
Nadie es indispensable, pero trabajemos para reducir los efectos adversos.
Promoción: la mayoría de las personas quieren desarrollarse, realizarse profesionalmente a lo largo de su vida y adquirir nuevas experiencias. Por otro lado, la empresa irá necesitando cubrir posiciones dentro de su organización en la medida que vaya creciendo o se presenten vacantes por otra razón. En este contexto, las promociones deben realizarse de acuerdo a algún plan. Junto con visualizar las probables organizaciones futuras debido a crecimientos, cambios tecnológicos, de mercado u otros, la dirección de la empresa debiese velar por tener un cabal conocimiento del personal, sus capacidades y aspiraciones, los requisitos indispensables y deseables para desempeñar las posiciones actuales y las planeadas en el plan de promociones. Luego capacitar y entrenar para cubrir aquellos puntos donde existan déficits.
Comunicación: siempre hablar con la verdad, transmitiendo confianza y despejando dudas. Motivos de los cambios, cuáles serán los roles, cómo se distribuirá el trabajo transitoriamente y por cuánto tiempo, cómo se distribuirá el trabajo después, etc.
Preparar reemplazante dentro del equipo: en la medida de lo posible, contar dentro del equipo con al menos una persona con la capacidad de reemplazarte en caso de que te promuevan, te ausentes o te vayas. Incorpóralo a tu equipo, cuídalo, capacítalo, entrénalo y motívalo. Con todo el mundo, entrega lo mejor de ti, sé generoso con tus conocimientos y aprende de los demás.
Enroques internos: Una práctica muy recomendable es enrocar planificadamente a las personas en diferentes posiciones dentro de la empresa, ya sea de forma temporal o indefinida, en el momento más adecuado y cuidando el equilibrio con la consolidación de equipos. Comiencen con las personas clave, en las posiciones que tengan mayor impacto y que tengan mayores relaciones. Esto, junto con darles, a las personas, una visión más integral del funcionamiento de la empresa, permite que entiendan mejor el trabajo en otras áreas que son proveedoras o clientes internos (usualmente con conflictos propios por la naturaleza de sus roles), además genera una serie de beneficios, dentro de los cuales cabe destacar: desarrollo profesional, trabajo en equipo, mejora en ambiente laboral, mejor desempeño en los cargos, menor dependencia de personas clave. Por mencionar algunos aspectos, gana la persona: desarrollo, empleabilidad y empatía; gana la empresa: organización más potente, mejor ambiente de trabajo, mejores resultados, además de contar con más personas que puedan cubrir eventuales salidas o ausencias.
Jorge Contreras Espejo
