En nuestra vertiginosa vida laboral, incorporamos tecnología de manera automática para ir resolviendo necesidades diarias.
Compartiremos los aspectos fundamentales en términos técnicos, humanos y de gestión para ser efectivos a la hora de hacer presentaciones online.
Entender sus particularidades, planificar su uso, comprender cómo impactan en el desarrollo o conformación de los equipos harán que seamos más efectivos en nuestras tareas.
Analizaremos los distintos tipos de presentaciones orales online existentes, las características de las presentaciones orales online efectivas, las fortalezas del presentador online efectivo, las diferencias interculturales a tener en cuenta y la tecnología existente y cómo gestionarla.
La telepresencia es un sistema que se utiliza para llevar a cabo reuniones con personas que están en distintos lugares pero que a través de sistemas de vídeo de alta calidad con pantallas que se ubican de un lado de la mesa de la reunión simulan una reunión personal.
De un lado de la mesa se encuentran las personas presentes y del otro se ubica una pantalla donde se verán en tamaño real las personas que están distantes participando de la telepresencia, también en algún webinario.
Si bien este tipo de presentaciones online seguramente sean conocidas para ti es muy probable que nunca hayas recibido capacitación o entrenamiento sobre cómo utilizarlas de manera efectiva.
La planificación por etapas, la consideración de aspectos críticos, como las personas, los procesos y la tecnología.
El manejo del tiempo, los espacios y los recursos serán fundamentales para poder convertir una presentación oral buena en una realmente excelente y efectiva.
Cuando realizamos una presentación online de cualquier tipo que esta sea, debemos tener en cuenta que además de los aspectos técnicos tecnológicos, también deberemos cuidar de otros temas críticos que seguramente se manifestarán.
Si entre las personas que están participando en una presentación online existe algún problema de liderazgo, este se manifestará seguramente durante la reunión.
Es fundamental conocer al equipo, sus formas de ser, sus necesidades, y a partir de allí delinear qué tipo de participación de cada uno de los miembros del equipo se requiere en una presentación online efectiva.
Manejar aspectos comunicacionales y entender cómo funciona la comunicación entre las personas será clave para poder gestionar este tipo de encuentros online.
Especialmente, tendremos que verificar todo el tiempo que se den permanentemente las dos acciones principales de la comunicación: Habla y escucha.
Tal vez no necesitamos que todos hablen y participen, tal vez solo necesitamos que escuchen.
Pero debemos asegurarnos y verificar permanentemente que todos hayan escuchado e interpretado exactamente los mensajes que queríamos transmitir.
“Preguntas y Re-preguntas” es una de las metodologías más utilizadas para este fin.
Es importante incluir en la agenda espacios de intercambio y generación de camaradería y confianza.
Como que reemplace el café tomado en conjunto en la cocina o el torneo de fútbol en el que participan luego de la oficina, o la salida de compras del mediodía.
Antes de establecer cualquier tipo de comunicación a través de cualquier medio que sea con nuestros equipos, colegas, jefes, clientes y con cualquier otro tipo de persona con quien debamos relacionarnos debemos tener en cuenta la importancia y el funcionamiento de la comunicación entre las personas.
Las personas estamos interpretando todo el tiempo lo que las otras personas nos quieren decir.
Por eso, si queremos que la comunicación sea eficaz y efectiva lo que necesitamos es construir significados compartidos.
Es decir, necesitamos estar en el mismo canal para que podamos entendernos realmente y así lograr los objetivos esperados.
Muchas veces las presentaciones que tenemos que realizar online, no están únicamente relacionadas con un curso que tenemos que dar.
O puntualmente, una sola vez, o la presentación informativa de un tema en específico, para varios miembros de la compañía o la prensa.
Sino que en general, las presentaciones que tenemos que hacer online están directamente relacionadas con la gestión de equipos de trabajo.
Las tres claves principales a gestionar para trabajar efectivamente con equipos online son: las relaciones, los procesos y la tecnología.
Toda instancia de comunicación conlleva dos partes; una de contenido y otra de relación, por eso además de pensar y planificar tus mensajes y tu presentación.
Es fundamental que planifiques como la reunión online que organices va a aportar a tu relación con los participantes y a la relación con ellos.
Para lograr generar credibilidad y confianza es importante lograr lo que se considera como los cuatro acuerdos:
“sé impecable con tu palabra, no tomes nada personal, no asumas pregunta y siempre da lo mejor de ti”,
pero sobre todo el primer punto tendrá especial incidencia en el mundo online.
Fundamental es valorar el trabajo conjunto para potenciar la inteligencia colectiva y mostrar al equipo el aporte y lo que han logrado por trabajar en equipo de manera remota.
El jefe hace foco en la tarea, el líder construye relaciones, el vínculo, compromisos, genera empatía, motiva al equipo.
Para terminar podemos incluir algunas recomendaciones.
Habla de temas que te apasionan, que te salen del alma, que puedas transmitir con emoción para poder vincularte con tu audiencia.
Organiza tu presentación de manera lógica, comenzando por tu objetivo y definiendo dos o tres mensajes que te ayuden a lograr ese objetivo.
Confía en ti mismo. No le debes nada a nadie y nadie sabe tanto como tú sobre lo que haces en tu día a día.
Elige la tecnología que más cómoda te quede y que sea más simple para tu audiencia.
Practica, practica y practica.
Luego de tener en cuenta estas recomendaciones y buenas prácticas que te he compartido, seguramente podrás convertirte en el presentador online efectivo que quieres.
Focalízate siempre en las ventajas y los beneficios de los encuentros online.
Motiva a tu equipo y a las personas con las que te vas a reunir online para la adopción de estas metodologías de manera profesional y buscando lograr el mejor resultado.
No todas las personas abrazan lo digital con el mismo entusiasmo ni con las mismas capacidades.
Diferentes velocidades de aprendizaje, ni tienen la misma calidad de dispositivos o conexión a internet, lo que muchas veces dificulta su acceso o les hace perder mucho tiempo.
resumen taller Presentaciones Orales Online Efectivas
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artículo Programa Desarrollo Organizacional
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