Dependiendo del tipo de PMO y su madurez, se van agregando e incorporando funcionalidades a ella, de modo de ir completando la PMO de acuerdo a los momentos y a las necesidades y el negocio de la Organización.
Metodología y Soporte
Entrega y mejora en forma consistente la metodología de Administración de Proyectos (procesos, estándares, técnicas y herramientas). Esto significa proporcionar métodos y estándares para las mediciones y la presentación de informes sobre el avance, estado, riesgos, calidad, de los procesos.
Proporciona soporte funcional y técnico en el uso de las herramientas de administración de proyectos que permita efectuar el soporte a la gestión de proyectos en forma más eficiente.
Centraliza las mejoras a la metodología, las planifica y desarrolla con la participación del personal de proyectos de la organización.
- Procesos
- Herramientas
- Plantillas
- Estándares
- Lecciones aprendidas
Entrenamiento y Mentoría
Define e implementa el plan de competencias de los roles de proyecto, y el plan de entrenamiento de acuerdo a las competencias necesarias de cada rol.
Administra las competencias del personal de proyectos planificando su desarrollo a través del entrenamiento y la mentoría.
Contrata servicios de entrenamiento de terceros para temas generales de administración de proyectos (MS Project, certificación PMP, entre otros).
Lleva a cabo el entrenamiento y prepara los materiales de capacitación de su propia metodología, estándares, plantillas y otros tópicos que sean necesarios.
Coordina reuniones de mentoría con el personal de Administración de Proyectos.
Coordina con el personal de proyectos la conducción de clases de entrenamiento especiales, revisiones de proyectos en ejecución y otros temas que sean requeridos.
Lleva a cabo la certificación interna para el personal de Administración de Proyectos.
- Competencias
- Plan de Entrenamiento
- Entrenamiento, Mentoría
- Certificación Interna
- Certificación PMP
Revisión (QA), Auditoría y Consultoría
Revisión del Cumplimiento de la Metodología (QA)
Se encarga de realizar evaluación de cumplimiento de los procesos de la metodología de los proyectos de la organización. Esta revisión es planificada y llevada a cabo por revisores que pueden ser integrantes de la oficina de proyectos u otros administradores de proyecto con experiencia y ascendencia en la organización.
Emite un informe del cumplimiento de los procesos a la gerencia de alto nivel informando el nivel de las no conformidades de los proyectos.
Auditoría
Define los procesos de auditoría de proyectos, el cual audita la forma y el fondo del proyecto.
Coordina con la gerencia de auditoría de la organización las realizaciones de las auditorías a los proyectos.
En caso de auditorías contratadas a terceros, la PMO se encarga de coordinar dichas auditorías con los equipos de proyectos, los auditores, terceros y la gerencia de auditoría de la organización.
Consultoría
Apoya a los Administradores de Proyecto en el lanzamiento de proyectos, planificación y cierre de los mismos.
Apoya a los Jefes de Proyecto en el reflotamiento de los proyectos, llevándolos de una salud de proyecto rojo y amarillo a verde.
Asesoría al personal de proyectos en el uso de la metodología de administración de proyectos de la organización (procesos, estándares, técnicas y herramientas).
Lidera los proyectos en caso de proyectos atípicos de la organización ya que en estos casos es natural que la metodología vaya a sufrir algunas variaciones.
Portafolio de Proyectos
Procesos de Gestión del Portafolio de Proyectos
Dentro del contexto de Planeación Estratégica y los Procesos de Negocio, el Grupo de Procesos de Alineación y el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control, están influenciados y observados por las regulaciones, el Entorno del Negocio, la PMO, la Estructura de la Organización y la Cultura y el Estilo de la Organización.
Plan Estrategico Actual
- Definición de Metas y Categorías
- Criterios Claves de Rendimiento
- Definición de Capacidades
Grupo de Procesos de Alineación
- Identificación
- Categorización
- Evaluación
- Selección
- Priorización
- Balance
- Autorización
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
- Revisión y Reporte del Portafolio
- Verificación de Cambios Estratégicos
Procesos de Verificación de Componentes
- Ejecución y Reporte de Componentes
Procesos de Monitoreo y Control del Portafolio de Proyectos
En la PMO, para lograr preparar un buen Plan de Mejoras continua, será necesario incorporar actividades de Monitoreo y Control y verificar que se esté actuando alineado a los Objetivos Estratégicos de la Organización, y en caso de no estarlo, definir acciones que lo permitan.
Planeación Estratégica
- Visión
- Misión
- Plan Estratégico
- Objetivos
Operaciones
- Solicitudes
Gestión del Portafolio
- Identificacion
- Categorización
- Evaluación
- Selección
- Priorización
- Balance
- Autorización
Gestión de Proyectos y Programas
- Procesos de Gestión
- Revisión del Desempeño
- Entrega Completa a Operaciones
Comparativa entre Proyectos, Programas y Portafolios
La PMO deberá, de acuerdo a los Objetivos Estratégicos, identificar y agrupar los proyectos en Programas y Portafolios.
Proyectos
- Los Proyectos tienen un corto alcance con entregables específicos
- El Jefe del Proyecto trata de manejar los mínimos cambios
- El éxito es medido por el presupuesto, tiempo y los productos entregados según las especificaciones.
- El estilo de lider se enfoca en la entrega de tareas y directivas para encontrar criterios de éxito.
- Los jefes del proyecto manejan a técnicos, especialistas, etc
- Los jefes de proyecto son los actores de equipo que motivan la utilización de su conocimiento y habilidades.
- Los jefes del proyecto conducen la planificación detallada para manejar la entrega de los productos del proyecto.
Programas
- Los programas tienen un amplio alcance que debería cambiarse para reunir las expectativas de beneficios de la organización.
- Los gerentes de programas tienen que estar predispuestos al cambio.
- El éxito es medido en términos de retorno de la inversión (ROI), nuevas capacidades y la entrega de ventaja.
- El estilo de liderazgo se enfoca en la gestión de las relaciones y la resolución de conflictos. Los gerentes de programa son necesarios para facilitar y manejar los aspectos políticos en la gestión de los stakeholders.
- Los gerentes de programa manejan a los gerentes de proyecto.
- Los gerentes de programa son líderes que proporcionan la visión y liderazgo.
- Los gerentes de programas crean proyectos de alto nivel que proporcionan dirección a proyectos donde los planes detallados son creados.
- Los gerentes de programa supervisan proyectos y el trabajo en curso a través de estructuras de gobierno.
Portafolios
- Los portafolios tienen un alcance de negocio que cambia con los objetivos estratégicos de la organización.
- Los gerentes de Portafolio continuamente supervisan cambios en un contexto amplio.
- El éxito es medido en términos de rendimiento de los componentes.
- El estilo de liderazgo se enfoca en la edición del valor a la toma de decisiones del portafolio.
- Los gerentes de portafolio pueden manejar o coordinar el personal de la gerencia de portafolio.
- Los gerentes de portafolio son líderes que proporcionan la idea y la síntesis.
- Los gerentes de portafolio crean y mantienen el proceso necesario y la comunicación relacionada con el portafolio.
- Los gerentes de portafolio supervisan el rendimiento y los indicadores de valor.
Roles de la Gerencia del Portafolio de Proyectos
La PMO deberá definir Roles y responsabilidades, las que deberán ser comunicadas ampliamente al interior del Equipo de la PMO.
Comité de Revisión del Portafolio (Portfolio Review Board)
- Determina el marco de comportamiento del portafolio, reglas y procedimientos para tomar decisiones sobre el portafolio.
- Está compuesto por gerentes ejecutivos con el conocimiento y la experiencia para discernir el grado de alineación de los componentes con los objetivos estratégicos.
- Tiene la autoridad para evaluar el desempeño del portafolio y tomar decisiones importantes cuando es necesario o sea solicitado.
Gerentes Ejecutivos (Executive Managers)
- Alinean el portafolio con los objetivos estratégicos de la organización
- Reportan a la dirección ejecutiva sobre el logro de los objetivos estratégicos a través del rendimiento del portafolio.
Auspiciadores (Sponsors)
- Intercede por la aprobación del financiamiento de los componentes. Para asegurarlo presenta casos de negocio viables al Comité de revisión del portafolio.
- Apoya para que los componentes alcancen el desempeño esperado hasta el logro de objetivos estratégicos.
PMO, Oficina de Gestión de Proyectos
- Coordina la gestión de componentes bajo su dominio.
- Sus funciones varían desde apoyar con la dirección estratégica, proveer funciones de apoyo a la gestión de proyectos y el día a día del sistema de administración del portafolio, hasta ser responsable de los recursos de gerencia de proyectos y la dirección de los componentes del portafolio.
Gerentes de Portafolio (Portfolio Managers)
- Son responsables del proceso de gestión de portafolio.
- Reciben información del desempeño de los proyectos, programas y portafolios y lo informan al Comité de Revisión del portafolio sobretodo indicando la alineación con los objetivos estratégicos.
Gerentes de Programa (Program Managers)
- Trabajan estrechamente con los sponsors para ganar la aprobación del financiamiento de sus programas.
- Asegurar que los componentes en su programa funcionen según el plan y alcancen los objetivos estratégicos (beneficios) asociados con el programa.
Gerentes de Proyecto (Project Managers)
- Son responsables de la Planificación eficaz, la ejecución, el seguimiento y la entrega de los proyectos que le son asignados, al igual que los objetivos correspondientes y datos específicos.
- Proporcionan indicadores de funcionamiento de proyectos, directa o indirectamente al Comité de Revisión del Portafolio.
- Suministran planes de recuperación para proyectos en peligro.
- Son responsables del presupuesto y el cronograma de sus proyectos.
Equipos de Proyecto (Project Team)
- Son responsables de completar los entregables relacionados a los componentes tal como fueron planeados.
Portafolio de Proyectos
La PMO deberá definir los Objetivos del Portafolio de Proyectos, objetivo de deberá estar alineado a los Objetivos de la Organización.
Plan Estratégico y Presupuesto
- Apoya la elaboración del plan estratégico y presupuesto de la organización
Selección y Priorización
- Define el mecanismo de selección y priorización de proyecto de la organización
Seguimiento del Portafolio (scorecard)
- Lleva el seguimiento de la salud del portafolio de proyectos de la organización preparando tableros de control del portafolio (costos, cronogramas, riesgos, cambios, calidad, etc)
- Centraliza la codificación de proyectos y el control de los cambios de línea base de los mismos con el fin de contar con métricas reales.
- Efectúa revisiones periódicas al portafolio con el comité de alto nivel de la organización.
Benchmarking
- Realiza comparaciones del rendimiento de ciertas variables relevantes en el área de proyectos contra otras organizaciones del mismo sector y otras industrias en general. Dichas comparaciones permiten identificar oportunidades de mejora que conllevarán al mayo retorno de la inversión en proyectos de la organización.
- Algunas variables de comparación son Cumplimiento de proyectos en Tiempo y Presupuesto, Salarios, Entrenamiento, Rotación, Porcentaje del Tiempo en Administración de los Proyectos
Seguimiento post-producción de beneficios propuestos
- Realiza el seguimiento de los beneficios logrados por los proyectos (post-producción) con el fin de compararlos con los beneficios propuestos al inicio del proyecto.
- Identifica oportunidades de mejora en la administración del portafolio con el fin que la organización obtenga el mayor valor de sus proyectos.
Cultura de GP
- Define los mecanismos para medir el nivel de avance en la creación de la cultura de gerencia de proyectos de la organización. Por lo general los mecanismos son:
- 1) métricas del cumplimiento de los procesos
- 2) evaluación del clima de los proyectos
- 3) evaluación del nivel de satisfacción del valor que proporciona la metodología y los servicios de la PMO y
- 4) nivel de apoyo ejecutivo brindando a la cultura de proyectos.
Recuperación de Proyectos
- Identificación
- Portfolio de Proyectos
- Diagnóstico
- Cancelar / Congelar
- Inicio de la Recuperación
- Acta de Recuperación del Proyecto
- Plan de Recuperación
- Plan de Proyecto
- Ejecución y Control
- Reportes de Estado
- Cierre
- Informes de Cierre
Comunicación y Venta a la Gerencia de la Recuperación del Proyecto
- Problemas
- Jefes de Proyecto reacios a aceptar que su proyecto está en problemas
- Poso uso de metodología de gestión de proyectos que no hace evidente los proyectos en problemas.
- Poca disposición de los ejecutivos a evidenciar un proyecto en problemas
- Cultura de convivir con proyectos en problemas
- Estratégia
- Vender el proceso de recuperación de proyectos como apoyo al éxito de los proyectos
- Mostrar los defectos de un proyecto en problemas sobre el portafolio
- Hacer del proceso de recuperación un proceso formal con políticas claras y no influenciadas por intereses de ciertos stakeholders
- Integrar el proceso a las funciones de la PMO.
Administración de Contratos
- Los Proveedores son parte del equipo del proyector por lo tanto los procesos de dirección de proyecto de la PMO los deben involucrar.
- Es importante que se centralice la administración de los contratos desde la oficina de proyectos para tener un control externo al proyecto.
- La Planificación y control de los contratos es administrada desde la PMO, el contrato debe contener los canales de comunicación y la información a presentarse.
Gestión del Conocimiento
La PMO deberá definir como reunirá la información de los proyectos, como la organizará y como la aplicará a los proyectos en ejecución y a los futuros proyectos.
Mejora Contínua
- La PMO facilita la acumulación de conocimiento de proyectos pasados y los transforma en buenas prácticas mediante la mejora continua.
- Las lecciones aprendidas individuales pasan a ser parte del conocimiento organizacional y se transmiten a los siguientes proyectos.
- En un proyecto, las personas están muy ocupadas resolviendo los problemas que se le presentan y no tienen tiempo para transmitir su aprendizaje a la organización y en los siguientes proyectos vuelven a tener los mismos problemas en lugar de aprender de las experiencias pasadas dentro de la misma organización.
- Genera que los productos y servicios de la organización tengan una mejora contínua.
- Algunas empresas piensan que poner por escrito el conocimiento les podría hacer perder clientes o se sienten amenazados porque su conocimiento se conozca afuera.
Administración de Documentos
- La Gestión del conocimiento apoya el fortalecimiento de la PMO, se deben implementar mecanismos donde las lecciones aprendidas lleguen a los miembros de los diferentes proyectos por medio de las tecnologías de comunicación, para ello el conocimiento debe estar almacenado en una base de datos
- La PMO soporta el conocimiento organizacional, mejorando las buenas prácticas en proyectos y entregando al personal de proyectos.
- Asimismo la PMO debe velar por la administración centralizada de toda la documentación de los proyectos.
Recursos de la PMO
La PMO deberá definir los recursos que dispondrá a los Proyectos y como se conformarán los Equipos de Proyecto.
Gerencia de Programa
- Dar lineamientos al personal de proyectos respecto a la cultura de gerencia de proyectos.
- Propiciar una alta participación del personal de proyectos para mejorar la metodología de la organización
- Establecer la línea de carrera en proyectos y especialidades afines dentro de la organización.
Recursos de Gestión de Proyectos
- Gerencia de Proyecto
- Analista de Proyectos
- Jefe de Proyecto
- Jefe de Programa
Revisar más información aquí: Cuáles son las Funciones de la PMO en una Empresa
https://www.emprendepyme.net/cuales-son-las-funciones-de-la-pmo-en-una-empresa.html
