Metodología y Soporte
La Definición de Procesos, las Lecciones Aprendidas, los Supuestos, las Buenas Prácticas, los Indicadores de Rendimiento, los Datos de los Proyectos, las Definiciones de Alcance, Estimaciones de Costos, Plazos, Esfuerzo, las Definiciones de Calidad, deben quedar disponibles para futuros proyectos.
- Portal de Procesos
- BD de Lecciones Aprendidas
- Modelos de Estimación
- Sistema de Administración de Mejoras
- Sistema de Métricas
Entrenamiento, Coaching y Mentoría
Definir un Plan de Capacitación parece fundamental para el apoyo al buen desarrollo y ejecución de los Proyectos, contar con el personal calificado incrementa las posibilidades de un proyecto exitoso.
- Sistema de Administración de Competencias
- Sistema de Capacitación
Auditoría Revisión (QA) y Consultoría
Basados en el Plan del Proyecto, Programa o Portafolio, se define los Controles, la Verificación de Alcances, Control de Cronograma, Control de Contingencias, Desarrollo del Equipo, Monitoreo y Control de los Riesgos, permite anticipar el apoyo requerido a la correcta ejecución de los Proyectos..
- Sistema de Administración de Revisiones QA
Portafolio
Para poder manejar y soportar una buena administración de un Portafolio o Cartera de Proyectos, será necesario el uso de alguna herramienta que permita agregar la información que deberá estar estandarizada de acuerdo a las metodologías definidas por la PMO.
- Enterprise Project Management System
- Sistema de Administración del Portafolio
- Sistema de Balance Score Card
Recursos de la PMO
Los recursos deberán estar disponibles para ser administrados por la PMO, físicos, económicos, recursos humanos, entre otros. La PMO deberá tener la posibilidad de capacitar a los recursos humanos, coaching y mentoring, y poder medir los resultados para optimizar su uso y asignación. Poder moverlos, asignarlos y reasignarlos, de acuerdo a sus capacidades.
- Sistema de Desempeño
La herramienta: Power BI
De entre las muchas aplicaciones para PMO, esta es la que mejor combina potencia con versatilidad. Power BI es la herramienta de visualización de datos de Microsoft. Utiliza el lenguaje de programación M (el mismo que Excel) y se puede conectar con cualquier fuente externa de datos mediante el uso de API.
Ventajas: Una vez conectado, ofrece un entorno verdaderamente amigable para analizar datos… con todas las garantías de Microsoft.
Desventajas: Para empezar a usar Power BI es muy recomendable contar con la ayuda de un programador que acceda a las fuentes de datos, por lo que un equipo u organización pequeña puede tener ciertas dificultades para empezar a usarlo.
Cómo conectarlo con ITM Platform: Puedes seguir este tutorial básico y su continuación para utilizar ITM Platform como fuente de datos a través de la API. Aunque el tutorial se refiere a Excel, el código es idéntico. También puedes ver este webinario en el que explicamos los mismos pasos con varios ejemplos prácticos para crear un cuadro de mando de proyectos que se actualiza automáticamente.
La herramienta: JIRA
Ventajas: JIRA hace muy fácil reportar incidencias, historias de usuario y épicas a los equipos de desarrollo, adjuntar documentación de apoyo, mencionar a las personas involucradas y asignar las distintas tareas a un sprint de entrega. Desventajas: Toda la sección de reporting es muy deficitaria. Cómo conectarlo con ITM Platform: El conector nativo permite enviar proyectos y tareas desde JIRA a ITM Platform. Tan solo hace falta incluir la url del entorno de JIRA y aceptar la conexión. La conexión permite realizar el trabajo de coordinación y control del portafolio desde ITM Platform.
La herramienta: Slack
Si no conoces Slack, tienes que probarlo. Como un chat de toda la vida, pero rodeado de todas las características que lo hacen la herramienta más útil para comunicarte con tus compañeros de trabajo: canales por proyecto, posibilidad de adjuntar archivos, checklists, o enviar código… aunque no tiene ninguna tecnología revolucionaria, el producto es imbatible.
Ventajas: El Marketplace de Slack permite conectar a tu equipo con cientos de aplicaciones SaaS para, por ejemplo, recibir notificaciones y avisos de clientes.
Desventajas: Aunque la opción freemium es bastante elástica, el coste por usuario y mes es elevado y resulta imprescindible para no perder datos.
Cómo conectarlo con ITM Platform: ITM Teambot, la aplicación de ITM Platform para Slack, permite a cualquier usuario saber qué tareas y proyectos tiene asignadas, así como reportar esfuerzo y progreso o añadir comentarios.
La herramienta: Apache Hadoop
Ventajas: La cantidad de referencias y documentación para trabajar con Hadoop es interminable.
Desventajas: En comparación con el resto de las herramientas para gestionar proyectos, no se trata de un producto terminado, sino de un lenguaje de programación. Puede escaparse al marco de actuación de una PMO.
La herramienta: Lucid Chart
Lucidchart es líder en el nicho. En este caso, la verdad es que las opciones son muy amplias y la mayor parte de los softwares para crear diagramas más fiables son de pago. Prueba por tu cuenta hasta que encuentres lo que te sirve – si sois pocos usuarios en la PMO, el coste será irrisorio.
Ventajas: ¿Quieres explicar procesos complejos que afectan a distintas partes de la organización? Olvídate del papel y el lápiz.
Desventajas: Muy pocas. Incluso se puede importar y exportar a Microsoft Visio, si es lo que estás utilizando ahora mismo.
Revisar más información aquí: Herramientas para una PMO
https://www.itmplatform.com/es/blog/las-7-aplicaciones-mas-utiles-para-pmo/
https://gestionandote.org/11-herramientas-gratuitas-de-gestion-de-proyectos-para-su-ocupado-equipo/
