En un mundo globalizado donde nuestros colaboradores son y pueden estar localizados en diferentes lugares físicos, es necesario imperiosamente poder estandarizar el qué, cómo, cuándo, dónde y por qué se hacen las cosas. Una de las disciplinas dentro de cualquier metodología, y vaya que es necesario adherirse a alguna, es la de Dirección de Proyectos, independiente del tamaño de la empresa.
La Disciplina de Dirección de Proyectos cada vez se vuelve más compleja y se vuelve más clave en la organización que requiere ser más competitiva, y poder destacarse en un mercado más complejo e incierto. Según la PMI y los 5 niveles de madurez del conocimiento, CMMI, se hace imprescindible definir Roles, Procesos, Entregables, Funciones, entre otros. La Dirección de Proyectos debe poder adecuarse a las circunstancias y poder adecuar los procesos inmediatamente ante cualquier cambio en las circunstancias y oportunidades de negocio. Debe poder dar soporte al equipo de proyectos, reaccionar adecuadamente de acuerdo a los Objetivos Estratégicos de la Organización.
Una Oficina de Proyectos o PMO, Project Management Office, es parte fundamental para responder a las necesidades actuales, a los requerimientos de las organizaciones, a los Objetivos Estratégicos del Negocio, si estos no se llevan correctamente, derivan inevitablemente en gastos excesivos, información incompleta, problemas de comunicación, duplicación de tareas, pérdidas de tiempo, incumplimiento de plazos, poca satisfacción de los usuarios, mala calidad de los productos o servicios, pérdida de confianza y de clientes.
Siguiendo buenas prácticas definidas dentro de una PMO, nos permite asegurar mejorar todos los aspectos dentro de la Dirección de Proyectos, más aún cuando tenemos que manejar y administrar una Cartera de Proyectos.
Muchos creen que mediante el uso de herramientas de automatización de tareas podrán lograr resolver los problemas, pero lamentablemente no es así. Por ello y en forma irónica, tenemos otros 3 niveles de madurez adicionales, que muestran que aún podemos clasificar a empresas que hacen todo por no mejorar los procesos de gestión de proyectos.
La PMO nos dice que el uso de una metodología en forma consistente, indudablemente nos llevará a la mejora de los resultados. Lo contrario llevaría a resultados desastrosos, los equipos de trabajo definiendo su propia forma de trabajar, sus propios métodos para llevar a cabo los proyectos, que obviamente no van en la misma dirección que los Objetivos Estratégicos de la empresa.
La PMO es capaz de definir estos estándares, además de detectar y definir las necesidades de formación y capacitación del equipo de proyecto para que pueda ejecutar sus tareas de acuerdo a los nuevos estándares, que todos en la organización hablen el mismo idioma.
De esta forma se logra que el equipo de trabajo mejore su productividad, mejore el cumplimiento de los requerimientos, alcance, costo, calidad y en los plazos que es requerido. Permite que los proyectos inicien correctamente y puedan ser cerrados de la misma forma, dejando un registro de lecciones aprendidas y buenas prácticas que podrán ser utilizadas para los próximos proyectos.
La PMO al definir la metodología, permitirá que la información de los diferentes proyectos pueda ser uniforme y pueda ser agregada permitiendo emitir resúmenes totalizados considerando los distintos proyectos aunque sean de distintas características. Esto permite una mejor gestión de los mismos.
Todo lo anterior permite y asegura que los buenos resultados o malos resultados dejarán de ser subjetivos y entrarán en el ámbito del conocimiento de la organización, los mejores resultados serán objetivos. Los equipos de proyecto podrán revisar sus propios aciertos, errores y falencias. La PMO será la responsable de mejorar todos los aspectos, independiente de su tipo, con mayor o menor grado de atribuciones. La PMO se convierte en un aliado estratégico de la organización dando apoyo a todos los equipos de la Organización.
La PMO velará por la mejora contínua, siempre buscando ser apoyo a la empresa, que deberá competir con el mercado en las mejores condiciones y generando la gran ventaja competitiva de la empresa en el mercado.
La Organización en su todo, se verá integrada e involucrada en el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos. La calidad total pasará a ser un objetivo en sí misma. Los usuarios y los equipos de trabajo estarán siempre dispuestos a aceptar las sugerencias y serán capaces de poder incorporarlas en su proceder del dia a dia.
La Organización funcionará como un todo, las comunicaciones serán fluidas, los conflictos no escalarán, serán resueltos al inicio, los proyectos dejarán de tener plazos irreales, los encargados de los proyectos podrán compartir experiencias, compartir sus recursos, ayudarse
y complementarse, centrados en el cumplimiento de las metas.
Esto solo tiene beneficios, la reducción de los costos es un resultado por sí solo, la reducción de los tiempos muertos, disponer de tiempos para investigación y desarrollo de nuevos productos, adicionalmente generará mayores ingresos y mayores utilidades, o en su defecto permitirá reducir los costos, siendo más competitivos, pudiendo reducir y rebajar los precios de los productos y servicios.
Una correcta PMO será independiente del tamaño de la empresa, la cantidad de proyectos, la variedad de equipos de proyectos, los diferentes gestores de proyecto, ya que toda la organización seguirá la metodología en forma sistemática. Una empresa grande está más acostumbrada a la implementación y seguimiento de las normas, de implementación de nuevas normas, dispondrá de un equipo de formación y capacitación, podrá adecuarse más facilmente, podrá obtener beneficios en un menor plazo. Una empresa pequeña, podrá necesitar apoyo externo, podrá requerir mayor esfuerzo, pero no por eso no podrá obtener los beneficios prometidos.
¿Porqué implementar una Oficina de Gestión de Proyectos? Esta pregunta ya no requiere más justificaciones ni excusas.
