- Definir Objetivos
- ¿Qué se quiere lograr?
- Gestionar el Cambio
- Concientice a la gerencia y al personal de la necesidad del cambio
- Obtener Compromiso del Sponsor
- Evaluación de Prácticas actuales
- Modelo OPM3
- Implementación de la PMO, Obtener Aprobación
- Preparación del Plan de Proyecto (Alcance, Comunicación, Riesgos, Costos, otros) y variables de valor
- Implementación de Metodología de PMO, Infraestructura, Métricas
- Proyecto Piloto y Aseguramiento de Calidad (QA)
- Mida las variables de valor
- Despliegue General
Definir Objetivos
Se declaran los objetivos que se quieren lograr con la implementación de la PMO. Estos objetivos deben estar alineados a los objetivos estratégicos de la organización.
Gestionar el Cambio
Crear cultura de proyectos en una organización a través de una PMO, requiere ser trabajado como un proyecto de cambio organizacional.
Obtener compromiso del Sponsor
Esto será clave para el sostenimiento del proyecto a lo largo de su gestión, recuerde que en las primeras etapas el valor de una PMO aún no se percibe en forma tangible.
Evaluación de Prácticas actuales
A través de una evaluación de la madurez de la PMO, se conocerá el estado actual de mejores prácticas usadas por la organización y esto permitirá planificar detalladamente las mejores prácticas necesarias para desarrollar posteriormente la metodología de gestión de proyectos para la empresa.
Pasos para la evaluación de las Prácticas Actuales
1.- Definir el modelo a seguir (PMMM, OPM3 u otro)
2.- Definir el equipo de evaluadores
3.- Definir a los entrevistados considerando todos los roles involucrados en proyectos (Gerentes de Recursos, Jefes de Proyecto, Especialistas, Gerentes de Usuarios y otros)
4.- Prepare los cuestionarios por rol. No todas las preguntas son para todos.
5.- Ejecute las entrevistas y evalúe todos los cuestionarios
6.- Prepare el informe de verificación (assessment) identificando las oportunidades de mejoras de cada área
7.- Comunique los hallazgos a todos los involucrados del proyecto
Implementación de la PMO
Se capturan las necesidades y expectativas de los involucrados para definir el tipo de PMO ideal para la organización. Luego de esto definiremos los roles y funciones de la PMO, así como los tipos y tamaños de proyectos a administrar con la metodología.
La Reunión de aprobación del proyecto de implementación de la PMO que se realice con la alta gerencia debe estar acompañada de la presentación de un plan de proyecto donde se tenga el alcance, los costos, el tiempo, los riesgos durante el periodo que dure el proyecto.
Implementación de Metodología de PMO
El desarrollo de la PMO deberá ser estándar y customizada a las necesidades de la organización.
La metodología debe ser fácil de entender y usar por parte de los Jefes de Proyecto ya que permitirá tener consistencia y mayor efectividad en la gestión de los proyectos. Asimismo, debe tener el mínimo de formatos necesarios y debe estar integrado a las actuales buenas prácticas de gestión de proyectos que la organización tenga vigente.
Una infraestructura, como parte de esta etapa, debe desarrollarse una estructura de directorios de los proyectos y de la organización en un sistema EPM con el que disponga la organización.
Las métricas, permitirán evidenciar en forma temprana la salud de los proyectos, los mecanismos de seguimiento de métricas con un comité de seguimiento que tome decisiones en base a estos indicadores lo que asegurará el éxito de los proyectos. Como resultado de este seguimiento se puede incrementar los recursos de un proyecto, cambiar el alcance de otro, incluir nuevos proyectos, quitar prioridad a otros, etc.
Proyecto Piloto
Durante el despliegue de la metodología de la PMO, se identificará uno o dos proyectos pilotos con los que se pone a prueba la metodología desarrollada, así mismo se pone en práctica las funciones e infraestructura de la PMO.
Aseguramiento de Calidad (QA)
Para que la cultura de proyectos sea sostenida en el tiempo es importante contar con un proceso de aseguramiento del uso de la metodología de proyectos, por ello se deberá contar con un mecanismo de revisión de cumplimiento de las prácticas de la metodología. El encargado de liderar el proceso de QA será la PMO.
Despliegue General
Finalmente se procede al despliegue total de la metodología entrenando a los Ejecutivos, Gerentes de Proyecto, Jefes de Proyecto y otros recursos involucrados en los proyectos.
