La PMO es una solución de negocio que funcionalmente se ubica entre el área de negocio y el área de Operaciones. Contribuye al negocio y a las operaciones con administradores de proyectos y la aplicación de buenas prácticas de gestión de proyectos.
La PMO debe responder a la madurez de la empresa en gestión de proyectos y a las necesidades de negocio de la organización. Los procesos, procedimientos, prácticas, herramientas y documentos, serán muy distintos dependiendo del grado de madurez.
Si en la organización hay muchos estilos de jefatura de proyectos, los informes generados serán de distinta índole, distintos lenguajes, difíciles de leer, difíciles de entender y de resumir, la información agregada (resumida) no reflejará la real situación actual de la cartera de proyectos.
De acuerdo a lo anterior, podemos ver distintos tipos de PMO, dependiendo de cuál es su enfoque y forma de llevar el portfolio o cartera de proyectos. También puede ser una combinación de estilos, lo que será más efectivo dependiendo de la Organización, de los Ejecutivos, del Líder de la PMO.
PMO Basadas en Competencias
Este tipo de PMO estarán basadas dependiendo del grado de madurez de la organización.
- Oficina de Proyectos
- Entregables por Proyecto. La preocupación y objetivos están basados en las salidas de los proyectos, ya sean documentos, productos y servicios.
- PMO Básica
- Provee Metodologías repetitivas de PM. Los objetivos y prácticas principales están basados en la necesidad de producir habitualmente productos de la misma forma y calidad.
- PMO Estandar
- Establece capacidad e infraestructura de apoyo, Instituye una Oficina de Proyectos. La preocupación principal es entregar apoyo y capacitación a los Jefes de Proyectos para que puedan llevarlos a cabo de la mejor forma.
- PMO Avanzada
- Aplica la Capacidad de PM para lograr los objetivo del negocio. Define los entregables y define los procesos, interviene los Proyectos.
- Centro de Excelencia
- Administra la mejora continua para lograr las metas estratégicas del negocio. La principal preocupación es la mejora continua, aplicando Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas.
PMO Basadas en su Localización
Este tipo de PMO estarán basadas dependiendo de las necesidades de la organización.
- Táctica
- Apoya la planificación, elaboración de cronogramas y seguimiento de múltiples proyectos dentro de un área funcional
- Estratégica
- Asegura que los casos de proyectos de negocio estén alineados con los objetivos estratégicos de la compañía
- Enterprise (EPMO)
- Para empresas con manejo intensivo y de grandes proyectos focalizados en el ROI
PMO Basadas en su Autoridad
Este tipo de PMO estarán basadas en la autoridad que se le pueda entregar.
- Consultoría
- Provee entrenamiento y apoyo a la organización
- No tiene autoridad sobre los PMs o proyectos
- Centralizada
- Proporciona servicios de PM a otros grupos de la organización
- PM informa al PMO
- Organización Matricial
PMO Basadas en su Infraestructura
Este tipo de PMO estarán basadas en la posibilidad de dar un espacio físico y la posibilidad de formar un equipo y pool de Jefe de Proyecto.
- PMO Física
- Existe una oficina de proyectos con personal de gerencia de proyectos
- PMO Virtual
- No existe Oficina de Proyectos
- Las funciones de la PMO es proporcionar metodologías y entrenamiento
- La comunicación es a través de los medios tecnológicos disponibles
- Roles, Responsable de portafolio de proyectos y gestor de proyectos
- Recursos necesarios: se asignan recursos ya existentes en la organización
- Beneficios: Menor costo, menor riesgo de rechazo al cambio.
Otros tipos de PMO
Otros tipos dependen de otros lineamientos, metodologías de desarrollo, generación de informes, priorización de los proyectos y administración de recursos, entre otros.
- PMO Ágil
- Resultados rápidos en la organización
- Implementa las funciones de la PMO en forma progresiva
- En la medida que existan resultados, se siguen implementando más funciones
- Recibir feedback oportuno, implementando las mejoras durante el proceso
- Beneficios: resultados más rápidos, inversión progresiva, aceptación al cambio en forma gradual
- Estación Metereológica, Weather Station
- El objetivo principal es registrar e informar los resultados y avances de los proyectos
- Torre de Control, Control Tower
- El objetivo principal es priorizar los proyectos
- Bolsa de Recursos, Resource Pool
- El objetivo principal es administrar los recursos
Revisar más información aquí: Project Management Office
